KI-Call-Agents

Das eigentliche Problem ist nicht der Anruf, sondern die Uhrzeit

In Handwerk, Praxis und Gastronomie fällt ein erheblicher Teil der Anrufe außerhalb der Zeiten an, in denen jemand abnehmen kann: mittags, abends, während eines Termins. Der Anrufer probiert es selten ein zweites Mal — er ruft beim Nächsten an. Der Verlust taucht in keiner Statistik auf, weil er nie als Vorgang entsteht.

Genau hier setzt ein KI-Telefonagent an. Er kann die Lücke füllen — die Stunden, in denen bisher der Anrufbeantworter lief — und den Empfang rund um die Uhr führen. Was er nicht ersetzt: Beschwerden, Rechts- und Geldsachen. Die gehören an einen Menschen, und der Weg dorthin muss fest verdrahtet sein.

Wie die Sprachpipeline funktioniert

Drei Bausteine greifen ineinander. Spracherkennung wandelt das Gesprochene in Text, ein Sprachmodell versteht die Absicht und entscheidet über die nächste Handlung, eine Sprachsynthese antwortet hörbar. Dazwischen liegt die Dialogsteuerung: Sie hält fest, was schon geklärt ist, ruft Werkzeuge wie den Kalender auf und achtet darauf, dass das Gespräch ein Ziel behält.

Über Akzeptanz entscheidet die Latenz. Bleibt die Antwortzeit spürbar unter einer Sekunde, wirkt das Gespräch natürlich; darüber beginnt der Anrufer zu zweifeln, ob überhaupt jemand zuhört.

Wann der Agent übergeben muss — und wie man das erzwingt

Ein guter Telefonagent ist nicht der, der alles selbst löst, sondern der, der seine Grenze kennt. Beschwerden, unklare Sachverhalte, alles mit rechtlicher oder finanzieller Tragweite gehören zu einem Menschen. Das darf keine Ermessensfrage des Modells sein, sondern gehört fest verdrahtet: definierte Auslöser, ein sauberer Übergabepfad und ein Protokoll dessen, was bis dahin besprochen wurde.

• Terminbuchung mit Kalender-Abgleich in Echtzeit, inklusive Bestätigung per SMS oder Mail.
• Bestehende Nummer bleibt: eine Weiterleitung reicht. Wer selbst abnimmt, zahlt nichts.
• Sprachwahl automatisch nach dem Anrufer — über 70 Sprachen, auch mitten im Gespräch.
• Bis zu 20 Anrufe gleichzeitig, bis zu 99 Assistenten auf einem Konto — am Telefon und auf der Website.
• Ausgehende Anrufe für Erinnerungen, Nachfassen und Kampagnen.
• Individuelle Integrationen: Kalender, CRM und eigene Systeme über die API.
• Feste Eskalationsregeln statt Modell-Ermessen — mit vollständigem Gesprächsprotokoll für den Menschen, der übernimmt.

Die Plattform: CITT

Mit CITT betreiben wir die Voice-AI selbst. Die meisten Betriebe sind in unter 5 Minuten live, Branchenvorlagen, kein Vertrag. Bezahlt wird, was gesprochen wird: 0 € Einrichtung, 99 € zum Start inklusive Nummer für den ersten Monat und 79 € Gesprächsguthaben (etwa 175 Minuten), danach 20 € je Nummer im Monat und 0,45 € je gesprochene Minute. Ein Betrieb mit etwa zehn Anrufen am Tag von je rund zwei Minuten landet nahe 200 € im Monat — ein Monat ohne Anrufe kostet nur die Nummer. Preise netto zzgl. 24 % MwSt.

Datenschutz bei Telefonie in der EU

Ein Telefongespräch enthält personenbezogene Daten, sobald der Anrufer seinen Namen nennt. Daraus folgen praktische Pflichten: Der Anrufer muss erfahren, dass er mit einem automatisierten System spricht. Aufzeichnungen brauchen eine Rechtsgrundlage und eine Löschfrist. Und die Verarbeitung sollte in der EU stattfinden, wenn die Inhalte vertraulich sind. Das sind lösbare Fragen — aber sie gehören vor den Livegang geklärt, nicht danach.

Wofür das nichts ist

• Ein Empfang, der Beschwerden, Rechts- und Geldsachen allein entscheiden soll.
• Betrieb, der Anrufer nicht sagt, dass ein automatisiertes System spricht.
• Freie Fachauskunft ohne Leitfaden.

Was nach der Arbeit in der Hand liegt

• Gesprächsleitfaden plus fest verdrahtete Übergabe inklusive Protokoll.
• Kalenderanbindung, geprüft vor der Scharfschaltung.
• Formulierte Ansage und geklärte Löschfrist.

Wie wir dabei unterstützen

• Mit CITT betreiben wir eine eigene Voice-AI-Plattform — die Technik kommt nicht aus einem Datenblatt, sondern aus dem laufenden Betrieb.
• Nutzungsbasiert: 0 € Einrichtung, 99 € zum Start inkl. Nummer im ersten Monat und 79 € Guthaben, 20 €/Monat je Nummer, 0,45 € nur für gesprochene Minuten. Preise netto zzgl. 24 % MwSt.
• Gesprächsleitfaden, Eskalationsregeln und Kalenderanbindung gemeinsam mit eurem Team definiert.
• Testlauf mit echten Anrufszenarien, bevor die Nummer scharfgeschaltet wird.
• Ansage an den Anrufer, Rechtsgrundlage und Löschfrist — geklärt vor dem Livegang.